Beste HR-Software – 5 unterschiedliche Lösungen im Vergleich

Dadurch entfallen Excel-Tabellen und Papierformulare, während Personal- und Fachabteilungen jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen. Gleichzeitig gewinnen Mitarbeitende Transparenz über Arbeitszeiten oder Urlaube und können Stammdaten selbst pflegen. Im folgenden Vergleich stehen fünf Lösungen, die in Deutschland besonders häufig im Gespräch sind.

Factorial positioniert sich als Komplettlösung, die alle relevanten HR-Aufgaben auf einer einzigen Oberfläche zusammenführt. Die Web- und App-basierte Zeiterfassung mit Geolokalisierung, QR-Scan und Schichtplan sorgt dafür, dass Führungskräfte Live-Daten sehen und Mitarbeitende ihre Stunden unterwegs buchen können. Abwesenheiten landen nach Genehmigung automatisch im Teamkalender, während das Dokumentenmanagement elektronische Signaturen ermöglicht und damit Verträge in Minuten statt Tagen abschließt. Auch Recruiting läuft zentral: Ein integriertes Bewerbermanagementsystem (ATS) veröffentlicht Stellenanzeigen, sammelt Bewerbungen und überführt neue Kollegen direkt ins Onboarding. Factorial verknüpft diese Workflows mit DATEV, sodass Lohndaten ohne Doppeleingaben an die Buchhaltung fließen und die Gehaltsabrechnung dort automatisiert erstellt werden kann.

Für wachsende Mittelständler ist besonders wichtig, dass Module nach Bedarf aktiviert werden können und die Kosten so planbar bleiben. Gleichzeitig profitieren Mitarbeitende von Self-Service-Funktionen, die ihnen jederzeit Einblick in Dokumente, Ziele und Spesen geben. Im direkten Vergleich bietet die über https://factorialhr.de/ erhältliche Lösung dank ihres umfassenden Funktionsumfangs, der intuitiven Bedienung und der nahtlosen Integration einen klaren Wettbewerbsvorteil.

HRworks ist seit Jahren eine feste Größe, wenn es um Reise- und Spesenabrechnungen geht. Unternehmen, die viele Dienstreisen koordinieren, schätzen die automatische Berechnung von Pauschalen und den Export in die Buchhaltung. Doch wer primär eine schlanke Lösung für Zeitwirtschaft oder Talententwicklung sucht, trifft hier schnell auf Grenzen. Zwar erfasst HRworks Arbeitszeiten und Abwesenheiten, doch das Interface wirkt weniger modern und die Reportoptionen bleiben hinter denen anderer Anbieter zurück. Kernfunktionen wie die Reisekostenabrechnung lassen sich zudem nicht einzeln lizenzieren, was den Einstiegspreis insbesondere für Firmen unter 20 Mitarbeitenden erhöht. Gerade kleinere Betriebe empfinden die Mindestnutzerzahl als Hürde und vermissen erweiterte Möglichkeiten zur Mitarbeiterentwicklung.

Für die Digitalisierung von Reisen ist HRworks ein verlässlicher Partner. Wer hingegen eine flexible, modulare HR-Suite sucht, sollte Alternativen in Betracht ziehen.

rexx systems adressiert Unternehmen, die Personalprozesse stark individualisieren müssen. Die Plattform lässt sich bis in Detail-Workflows anpassen und deckt dabei Themen von Veranstaltungsorganisation über Learning Management bis zum Empfehlungsprogramm ab. Diese Tiefe überzeugt große Konzerne oder schnell wachsende Mittelständler, bringt jedoch Komplexität mit. Die Implementierung beansprucht Zeit, und ohne internes Projektmanagement droht Funktionsüberladung. Kleineren Strukturen erscheint die Lösung oft überdimensioniert.

Wenn höchste Anpassbarkeit benötigt wird, ist rexx systems das spezialisierte Werkzeug. Wer schnelle Ergebnisse mit wenig Konfigurationsaufwand sucht, könnte mit einer schlankeren Alternative schneller ans Ziel kommen.

Personio wirbt als All-in-One-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen und deckt von Recruiting bis Payroll die üblichen HR-Kernprozesse ab. Das System erleichtert die Stellenausschreibung, bündelt Bewerbungen und überführt Neueinstellungen in strukturierte Onboarding-Workflows. Mitarbeitende pflegen Stammdaten selbst und beantragen Urlaub in einer übersichtlichen App. Auch Datenanalysen stehen bereit, wenn auch bislang nicht auf Spezialniveau. Für Betriebe bis etwa 5.000 Nutzende funktioniert dieses Konzept gut. Stoßen Firmen jedoch darüber hinaus in Richtung Konzerngröße vor, bleiben sehr spezialisierte Kennzahlen, frei definierbare Workflows oder branchenspezifische Anpassungen weiterhin limitiert.

Die Lösung ist ein überzeugender Allrounder für den klassischen Mittelstand. Dessen Grenzen werden jedoch sichtbar, sobald die Anforderungen sehr granular oder international werden.

Sage HR – früher CakeHR – bietet eine Cloud-Lösung, die viele HR-Prozesse unter einem Dach zusammenführt, darunter Recruiting, Zeiterfassung, Performance Management und Lohnabrechnung. Die Oberfläche wirkt übersichtlich, und die Verknüpfung mit anderen Sage-Produkten vereinfacht das Zusammenspiel mit Finanz- und Warenwirtschaft. Im Detail zeigt sich jedoch, dass nicht alle Funktionen die gleiche Reife besitzen. Mit den neuen „Recipes“-Workflows lassen sich Prozessketten inzwischen ohne Programmieraufwand automatisieren; bei sehr komplexen Szenarien sind jedoch weiterhin manuelle Anpassungen nötig. Tiefergehende Analytics sind keine Stärke der Lösung. Einige Anwender berichten zudem von einem aufwendigen Einrichtungsprozess, bei dem man sich zwischen zahlreichen Optionen verliert und auf externe Beratung angewiesen ist.

Für Firmen, die bereits im Sage-Ökosystem arbeiten und eine solide Standardlösung suchen, passt Sage HR durchaus. Wer jedoch Wert auf hohe Individualisierbarkeit oder einen besonders reibungslosen Rollout legt, sollte Alternativen prüfen.